دیاگرام کشی در آفیس

تا حالا شده بخواین با کمک اشکال هندسی، روابط کاری بین افراد در یک سازمانیا حتی ارتباط اشیاء مختلف رو به شکل دقیق تری، با یه چارت سازمانی، نشون بدین؟! خب کشیدن این شکل ها با دست و روی کاغذ شاید زیاد سخت نباشه، اما وقتی کار می خواد کامپیوتری بشه،

قضیه یه مقدار متفاوته. در این بخش می خوایم شما را با کشیدن این اسمارت آرت ها یا هنر هوشمند آشنا کنیم.
ما این کار را با کمک یکی از قویترین مجموعه های انجام کارهای ادرای یعنی مجموعه آفیس انجام میدیم. بلی همون طور که گفتیم به این شکل ها، اصطلاحا Smart Artیا هنر هوشمند گفته میشه، از نسخه 2007 به بعد نام این اشکال معروف به اسمارت آرت شد و همچنان در نسخه 2013 آفیس هم با مدل های بیشتر وجود دارد. در نسخه های قدیمی تر به نام Diagrams بود و خیلی محدودتر بود.
برای استفاده از هنرهای هوشمند، شما می تونین از نرم افزار واژه پرداز Word برای نامه ها و کتاب ها و مقاله ها استفاده کنید،از نرم افزار صفحه گسترده اِکسل برای کار در صفحه خیلی بزرگ و چارت های طولانی، واز نرم افزار ارائه مطالب پاورپوینت برای ارائه آن شکل یا چارت، در یک سمینار یا کنفرانس استفاده کنین. روش کشیدن هنر هوشمند و تنظیمات اون، دقیقا بین این سه نرم افزار مشترکه.
)) در اولین قدم برای کشیدن هنر هوشمند بریم به تب Insert و در قسمت illustrations گزینه Smart Art را بزنیم.
خب در پنجره باز شده، باید نوع هنر هوشمندی که می خوایم بکشیم را انتخاب کنیم. طبقه بندی این اشکال عبارتند از: All همه اشکال، List شکل هایی که برای کشیدن لیست استفاده می شن، Process شکل هایی که یک فرایند را بیان می کنن، Cycle برای هنرهای هوشمند که به شکل چرخه هستند، Hierarchy برای رسم چارت های سازمانی و سلسله مراتبی که یکی از پرکاربردترین اشکال این قسمته، Relationship برای شکل های ارتباطی و دارای رابطه، Matrix برای اشکال ماتریسی و مختصاتی، Pyramid برای اشکال و روابط هِرمی مثلا از رابطه ای از سطح پایین تا قله و Picture که از نسخه 2010 آفیس اضافه شده و در اون میشه از ترکیب نوشته و تصویر در اشکال استفاده کرد.
برای شروع یکی از پرکاربردترین دسته ها یعنی Hierarchy یا سلسله مراتبی را انتخاب می کنیم تا مدل های اون ظاهر بشه، در قسمت وسط، بسته به نوع کاربرد، یکی از حالت ها را انتخاب کنین، مثلا اولی برای بیان روابط افراد در سازمان ها که در آن سلسله مراتب خیلی مهمه و سطر دوم برای روابط سلسله ای از بالا به پایین کاربرد داره مثل شجره نامه. ما مدل اول را که از همه کامل تره انتخاب می کنیم. با انتخاب هر مدل، نام و توضیح اون هم در سمت راست دیده میشه.
با انتخاب یک مدل، طرح اولیه اون روی صفحه ظاهر میشه، که به هر کدوم از شکل ها، گره یا Node (نُود) می گیم، توی این چارت سازمانی سلسله مراتبی که انتخاب کردیم، با 5 تا گره مواجه میشیم.
بد نیست رابطه این گره ها را هم، با هم بررسی کنیم، چون توی اضافه کردن گره ها بِدَردِمون می خوره، درست مثل زندگی واقعی یا مثل یه شجره نامه، گره بالا را Parent یا والد می گن، گره های پایین یک گره ی والد را Child یا فرزند می گن که رابطه فرزندان با هم، Same Level یا هم سطح گفته میشه. در این چارت انتخابی، نُود کناری یک گره ی پَرِنت را Assistant یا دستیار و منشی می گیم.
هم می تونین در داخل نُودها هم در پنل سمت چپ بنویسین. حواستون به رابطه ها باشه. اگر نُودی اضافه است برای حذف اون، کافیه روی کادر اون کلیک کرده و Delete کیبورد را بزنین.
تا اینجا شاید کار رسم هنر هوشمند زیاد سخت نبوده، اما مشکل زمانی رخ میده که نُود کم اوردیم و می خوایم اضافه کنیم.
برای این کار، می تونین روی گره مورد نظر راست کلیک کنین یا از تب Designگزینه Add Shape (اَد شِیپ) را باز کنیم و نوع گره ای که می خواین نسبت به گره انتخابی، اضافه کنین را تعیین کنین، در این قسمت، اضافه کردن شکل به پنج حالت وجود داره، after و Before بعد و قبل اون گره، که در واقع نُود هم سطح اون نُود را ایجاد می کنه، Above گره بالای سر این گره که همون پَرنت میشه و Below گره پایین اون گره که همون چایلد میشه و اضافه کردن نُود منشی یا دستیار برای اون نُود.
معمولا بعد از اضافه کردن چند گره زیرشاخه نحوه چیدمان اونا، چپ چین یا راست چین میشه و این کار زیاد جالب نیست، برای درست شدن این حالت، گره والد را انتخاب کرده و از همون تب Design از گزینه layout حالت استاندارد را انتخاب کنین تا گره ها در دو سمت گره والد پخش بشن.
در همان تب طراحی هنر هوشمند یعنی Design میشه در قسمت Layouts، نوع شکل و چارت را تغییر داد. پیشنهاد می کنیم بعد از رسم شکلتون، حتما از رنگ ها و سبک های زیبا در تب Design استفاده کنین.
البته برای تغییر فونت، سایز، مکان و کلا قالب بندی نوشته ها، با انتخاب کادر دور هنر هوشمند، اونا را از تب Home برنامه درست مثل نوشته های دیگه تغییر بدین. برای تغییر اندازه دیاگرام هم براحتی می تونین مثل سایر اشیاء موجود در صفحه، گوشه ها یا لبه های هنر هوشمند را دِرگ کنیم.
از تب فرمت هنر هوشمند هم براحتی می تونین رنگ شکل ها و گره ها را تغییر بدین و برای تنظیم حالت نوشتن در کنار این شکل، می تونین از تب Format با تنظیم گزینه Wrap Text این کارو به راحتی انجام بدین.
خب با این کارها و تنظیمات، بالاخره هنر هوشمند، مدل چارت سازمانی شما آماده ست. مدل های دیگه هنر هوشمند هم به همین شکله. فقط توی اونا دیگه این سلسله مراتب و چیدمان مهم نیست.
فقط در مدل Picture هنر هوشمند، علاوه بر نوشتن با یکبار کلیک روی آیکون تصویر می تونین تصویر مورد نظر را نیز به دیاگرامتون اضافه کنین.
خب امیدواریم از این مبحث هم خوشتون اومده باشه و از این به بعد توی کشیدن این هنرهای هوشمند، و انواع شکل ها و دیاگرام ها مشکلی نداشته باشین.